1月21日，从湖南省档案工作暨表彰先进会议上传来喜讯，常德市工商局荣获了“全省档案工作先进集体”的荣誉称号。这是该局加强档案规范化管理，充分开发和利用工商部门的业务档案信息资源，更好地服务常德地方经济发展获得的又一高度认可。

　　2008年以来，常德市工商行政管理局党组书记、局长胡祖国提出：“通过电子化推动工作的规范化，通过档案标准化促进工作的精细化”工作理念，全局上下一以贯之，加强档案信息化建设，实现了档案信息存储数据化、档案信息管理标准化、档案信息利用立体化，促进更加优质高效服务地方经济发展。2009年，常德市工商局综合档案室晋升为“省特级”档案室。是当时全省工商系统唯一一家、全国工商系统地州市局中第六家被评为省特级档案室的单位。在全市同级部门中，市工商局档案工作连续7年被省、市档案局评为档案工作先进单位。2010年以来，全市12个县级局中有9个单位档案室晋升为“省特级”档案室，3个单位档案室晋升为“省一级”档案室。

　　“三突出”统一规划 加强档案信息化基础建设

　　突出档案配套设施现代化建设。近年来，该局共投入300多万元用于档案信息化基础建设。在硬件设施上，按照库房、办公、扫描录入、接待、阅览五分开的要求，建立了“两库四室”，即纸质档案库与实物档案库、办公室、扫描录入室、接待室、阅览室，建筑面积达450多平方米。在设备配套上，配置了档案密集架31列155组，排架长度1674米；铁质文件柜3个，阅览架6个；安装了库房温湿度自动控制系统、库房火灾烟雾报警系统和防磁、防腐防虫害系统；配备去湿机2台、干粉灭火器8部；计算机、复印机、打印机、摄像机、照相机、刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜、空气消毒机等现代化管理设备基本配齐。我局的档案库房及配套设施可以安全保存本单位未来30年的档案资料。

　　突出档案信息数字化建设。将所有工商档案资料分为综合档案（文书档案、人事档案、财务档案、审计档案、基建档案、特殊载体档案）和工商业务档案（行政许可档案、监督管档案理、执法案件档案、其他工商业务档案）两大类，并建立了电子、纸质档案“管理双轨制，保存双套制”的运行格局。市局机关综合档案室共收集各类档案23864盒，其中综合档案13762盒，工商业务档案10102盒。对综合档案中的文书、会计、基建档案和工商业务档案中的监督管理、行政处罚档案采用“超越2000”档案管理系统，已录入案卷级条目185754条，文件级条目112975条，合计298729条。对近10年具有永久保存价值的   件文书档案进行了数字化处理，建立了全文数据库。对行政许可及年检档案采用省局统一的“企业档案管理系统”进行管理，目前全市系统已扫描企业登记档案229054卷共4634566页。

　　突出档案管理软件规范化建设。综合档案使用“超越2000”网络版档案管理软件管理，做到全市系统共享，并创造性地与OA办公系统实时连接。工商企业档案采用全省统一的“企业档案管理系统”管理，并与综合业务系统无缝关联。实现了档案管理在工商业务的全方位覆盖和应用。

　　建立和引入“五大”机制 加强档案信息化规范管理

　　建立和引入企业档案查询机制。这一机制的内涵就是方便社会各界查询企业注册信息。常德市工商局市局机关及全市工商系统12个县级局共设置了13个工商业务档案查询窗口，使档案信息需求者不再必须跋涉数十里去查找纸质文件，只要就近在工商业务系统网络内的任意一台电脑上登录工商系统办公网，履行查（借）阅手续就可浏览到需要的档案信息。近3年来，仅市局综合档案室就接待了档案信息查询服务38000多人次，为政府部门及社会各界提供档案信息资料240000多份，打印25万多页证据文档，一般情况下，来该局查询档案每次只需5分钟左右。

建立和引入协调机制。为了维护市场经济的健康运行机，保护合法经营，打击违法犯罪行为，工商行政主管部门与公检法、审计、纪检监察部门紧密协作，充分发挥企业档案信息资源作用，及时、高效地提供相关信息，为相关执纪执法部门办案，提供真实准确的信息资料。仅2015年配合上述执纪执法部门提供的企业档案信息资料达1350件。

　　建立和引入跟踪服务机制。工商行政管理部门对于拥有商标权的企业，经常地将该企业商标档案记录的情况及时与该企业紧密联系帮助出主意、献计策，使商标档案信息得到了最大化、最优化的利用。截至2015年底，全市共有“中国驰名商标”37件，有效（有效期3年）“湖南省著名商标”166件，有效（有效期3年）“常德市知名商标”83件。

　　建立和引入企业档案更新机制。企业档案建立后，在生产经营过程中，会经常出现法定代表人、地址、名称等变更的新情况。对此，建立和引入企业档案更新机制，较好地适应了企业的需求，并做到一事一更新，一事一卷，多事多更新，多事多卷，使企业档案的信息资料不断地得到充实和更新，尽可以地做到完整。为企业档案信息资料的可持续利用奠定基础。

建立和引入“一对一”上门服务活动机制。“一对一”上门服务活动即：该局以科室为单位，对企业开展“一对一”的上门服务。工商部门运用掌握的丰富信息资源，督促指导企业进行年报和即时信息公示，宣传新法律法规新政策活动，全面了解企业发展现状及遇到的各种问题。

　　创新档案资源开发利用  服务地方经济发展

　　开展深度编研，服务政府决策。近5年来，该局运用档案信息，针对地方经济社会发展现状以及人民群众特别关注的热点问题，先后编写的《常德市市场主体情况报告》、《常德市十二五规划草案在构建发展市场主体的平台与营造企业家成长机制》、《常德市商标发展情况报告》等均得到常德市委、市政府的肯定与采纳。

　　同时，该局利用档案成果，提升内部管理。一是加强档案信息质量管理，提升队伍执法水平。在整理工商业务档案归档及档案数字化录入的过程中，该局要求各单位法制部门严格审核，严把档案数字化过程中的质量关。近年来，全市工商系统共发现并及时纠正了行政许可档案错误200余起、年检档案错误80余起、行政执法案件档案错误50余起，对相关人员进行了问责，在保证入库档案质量的同时，提升了队伍执法水平。二是利用信息技术优势，创新工商系统服务方式。推行“上门不上桌、握手不伸手、无效不见面”的廉洁真情服务方式。近年来，仅档案信息管理方面就为市场主体解决发展经营中的难题2179个，减轻了企业负担，备受社会各界的赞赏。三是加强档案信息标准化建设，推进工商系统精细化管理。通过档案工作的规范化来推动各项工作的精细化。要求干部职工按照档案管理工作“精确、细致、真实、深入”的标准和要求，注重细节，注重环节，注重过程，从抓细节入手干好事，使精细化成为工商文化的重要内容，成为全系统人员的行为习惯，极大的提升了工作效能。